Softwares de Gestión de Mantenimiento.

Palabras claves: Software, mantenimiento, sistema, equipos, planificación, gestión,  órdenes de trabajo.

En la actualidad existen distintas herramientas para la gestión del mantenimiento y la gestión de activos, entre ellas están los softwares de gestión mantenimiento, conocidos por algunos como GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador) y por otros como CMMS (Computer Maintenance Management Software). La naturaleza de éstas herramientas informáticas es la de facilitar la recolección y organización de la data técnica, para la correcta planificación, ejecución, control y seguimiento de los mantenimientos.

Algunas de estas soluciones informáticas fueron desarrolladas para mercados específicos, como para el sector energético, sector manufacturero, etc; como otras más genéricas, que pudieran ser implementadas en cualquier tipo de organización. También existen otras basadas en sistemas llamados 3D, que están diseñadas para integrar y  visualizar los datos operativos, administrativos, financieros, a través de la cadena de valor organizacional, como es el caso de softwares como el SAP, MAXIMO, Prisma o el Oracle. (ERP), siendo soluciones más costosas al momento de su adquisición e implementación, además de que es necesaria una estructura empresarial bien definida y madura, para su correcta implementación.

Normalmente los softwares de gestión de mantenimiento organizan la información mediante módulos, y sería deseable que tubieran por lo menos los siguientes:

• Gestor de órdenes de trabajo.

• Gestor de inventarios.

• Planificación de mantenimientos preventivos.

• Bitácora de fallas.

• Gestor de activos.

• Gestor de recursos humanos o personal asociado a cada actividad o rutina.

• Seguridad informática con gestión de claves y definición de roles.

Toda ésta información es de vital importancia a la hora de realizar el control y seguimiento del mantenimiento de un equipo determinado, además de permitir a la gerencia poder tomar decisiones efectivas, bien sea que se lleve un programa de mantenimiento TPM (Total Productive Maintenance) mantenimiento productivo total, un RCM (Reliability Centered Maintenance) mantenimiento centrado en la confiabilidad, ó 5S, entre  otros. Para de esta forma poder llevar las estadísticas de cada sistema y sub sistema y equipo que compone la planta que se está estudiando.

Para ello también se emplean módulos asociados de carga de fallas correctivas o también llamadas bitácoras, ahí se plasman información relevante de las órdenes de trabajo abiertas por mantenimientos no programados, bien sea por fallas, reducción de la velocidad o la calidad de producción, comprometiendo la operatividad de la línea o por paradas parciales o totales de un equipo determinado. Todo esto es necesario para poder llevar la cronología de fallas de cada uno de los elementos integrantes de los sistemas que se operan, y de ésta manera ir formando su ADN particular.

Es de suma importancia la el módulo de gestión de inventarios, puesto que éste nos permite conocer la cantidad de repuestos que poseemos de una manera codificada, asignado un código único para cada tipo de repuesto, su costo de aprovisionamiento, de mantenimiento de inventario, y además poder asignarlo de manera directa a cada pauta de mantenimiento, para el cálculo del costos de ejecución del mismo, y además poder  realizar una proyección del punto de quiebre de inventario, y el tiempo de reposición de la mercancía, para de esta manera realizar una planificación de compra anticipada de éstos elementos.

Otro elemento importante dentro de los GMAO es el administrador de usuarios y roles, puesto que éste permite jerarquizar los niveles de aprobación y manejo de la información. En cuanto a los niveles de aprobación, se crean roles de mantenedores o técnicos, roles de supervisión y aprobación de órdenes de trabajo, aprobación de hojas de salida de repuestos y consumibles del almacén, con su respectivo descuento del inventario, otros roles son de visualización, otros de carga de solicitud y pedidos para compras, todo esto debe ser definido por la organización usuaria del software, y todo esto se hace para tener niveles de seguridad de los activos de la empresa.

También es importante que posean un módulo de gestión de activos, éste permite llevar un registro detallado de los sistemas, equipos, propiedades e infraestructura de la organización usuaria, donde se pueden incluir detalles (bajo codificación única) del sistema madre o raíz, el sub sistema asociado, el equipo, y los repuestos asociados, cada uno de estos equipos deben tener un código único, además de la ubicación funcional, para que ésta manera se le pueda hacer seguimiento y control a la hoja de vida de cada uno, hasta el fin de su vida útil y su desincorporación.

Además permite registrar información referente a detalles como garantías, contrato de servicio, partes de repuesto y cualquier otro parámetro que pueda ser de ayuda para la gestión. Además también pueden generar parámetros como los índices de estado de las infraestructuras.

En la actualidad en el mercado existen muchas alternativas tanto gratuitas como pagas para de GMAO, donde se pueden citar alguno de ellos: 

Gratuitos:

•   Renovegem: con su versión 3.0, es un software versátil y de uso bastante intuitivo, permite organizar y registrar la actividad de mantenimiento preventivo y correctivo, los descargos y bloqueos de equipos, la gestión del repuesto, gestión de compras, todas ellas de manera integrada, además obtener  los principales indicadores en plantas industriales. Permitiendo manejar información básica, buena opción para una empresa que quiere hacer un primer acercamiento a los softwares de gestión de mantenimiento, y con información de manejo de software en el portal youtube.com, elaborado por los mismos diseñadores del programa. Disponible en: http://www.renovetec.com/index.php/es/501-renovegem-3.0

• PMX-PRO: es un sistema sencillo que está basado en ACCESS, y por ello admite algunas interesantes posibilidades de personalización y configuración de informes. La versión gratuita no trabaja en red. Ofrece con opción a los códigos fuentes del sistema. Es una solución orientada a pequeños y medianos departamentos de mantenimiento que deseen implementar un sistema automatizado integral en su área de mantenimiento. Con ciertas debilidades en lo que gestión repuestos se refiere,  pero como primer acercamiento resulta útil. Su versión gratuita está disponible en: www.cworks.com.my

Pagos:

Entre los softwares pagos se pueden citar:

• SAP R/3: Sofware de gestión empresarial, de sistema modular, tipo 3D, que permite gestionar la organización de una manera global, con modulo de gestión de materiales MM, y de gestión de mantenimiento PM, entre muchos otros, resultando ser muy versátil, con las prestaciones necesarias para una correcta gestión del mantenimiento, cuando está implementado de manera correcta, aunque es de muy alto costo, y es recomendable para grandes organizaciones, con buen desarrollo organizacional.

• Una solución desarrollada por IBM, el Maximo Asset Management proporciona un punto de control para todos los tipos de activos: producción, infraestructura, instalaciones, transporte y comunicaciones, al gestionarlos desde una plataforma común. Esta plataforma permite compartir y aplicar las mejores prácticas, inventario, recursos y personal. Ahora puede optimizar el rendimiento de sus activos y maximizar la rentabilidad de la inversión.

Entre otros, además de que las empresas desarrolladoras de softwares permiten descargar o facilitan versiones demostrativas, con alcances limitados para la prueba de sus productos, lo importante es tener claro el alcance que queremos de estos sistemas para la mejora contínua de la gestión del mantenimiento.

Toda ésta información debe estar estrechamente relacionada entre si, por ejemplo, es de suma importancia para la planificación efectiva de un mantenimiento preventivo el conocer las tareas a ser realizadas, su duración, los insumos, herramientas, materiales y repuestos necesarios y la cantidad efectiva de personal para su ejecución, ésto también debe ser asociado a los costos asociados de mano de obra, materiales, depreciación de equipos y herramientas, etc. Todo ello con el fin de poder garantizar la intervención oportuna del o los equipos que se han planificado mantener.

Un punto medular son las órdenes de trabajo, puesto que en estás se debe asociar la pauta de mantenimiento, donde se discriminen las actividades y las tareas necesarias para su correcta ejecución, además es de importancia que éstas tengan asociados los repuestos y consumibles necesarios para acometer correctamente el mantenimiento, haciendo un símil, debe ser tan detallada como una receta de cocina, y explícita para que cualquier persona que las lea sea capaz de entender el proceso de mantenimiento en si.

Ahora bien, normalmente para el cierre de una orden de trabajo se debe cargar la información relevante de la ejecución del mantenimiento, sea preventivo o correctivo, como es: su duración, causa raíz, los repuestos e insumos utilizados, código del equipo intervenido, código del equipo sustituido (si es el caso), personal que realizó el trabajo, inconvenientes durante su ejecución, etc.

Ing. Carlos Alberto Díaz

carlosdiaz141282@yahoo.com

@ingcarlosadiaz